Почему вы должны разрешить существовать вашему отделу? Служба спасения для проектных отделов

Alexander Smychnikov
17 августа 2009
Почему вы должны разрешить существовать вашему отделу? Служба спасения для проектных отделов
Проектный отдел может привлекать много нежелательного внимания в момент, когда компания фокусируется на снижении расходов. С целью выживания, они должны быть хорошо подготовлены к оправданию своего существования перед теми, кто принимает решение в компании. Сфокусироваться на правильных проектах, использовать достоверные данные, чтобы показать, какой вклад они делают в развитие компании, а также создавать способы эффективного сообщения своей полезности, вот что им надо.

Джош Ненкивел (Josh Nankivel) из PMStudent.com опросил недавно менеджеров проектов относительно того, как современный экономический климат влияет на них. Оказалось, что 27% сталкивались с сокращениями проектов, 14% сталкивались с временным увольнением, 11% сталкивались с финансовой проверкой проектов, а 10% сталкивались с сокращением сотрудников проектного отдела. 

Дело в том, что состояние экономики заставляет многие компании снижать расходы, чтобы выжить. Существуют различные способы, как это сделать, и, к сожалению, очень распространен способ сокращения проектов, сотрудников и отделов. В результате этого, с целью сохранения рабочего места люди разыскивают новые способы оправдания их работы перед высшим руководством и другими заинтересованными лицами. Проектный отдел как правило попадает «под раздачу» чаще других, потому как многие руководители полностью не понимают его значения для организации.

Существует три важных фактора, которые должны рассмотреть менеджеры проектов, пытающиеся выжить. Во-первых, необходимо сконцентрироваться на правильных стратегических проектах. После этого необходимо позаботиться о том, чтобы эти проекты были успешно выполнены. И в заключение, необходимо сообщить высшему руководству о пользе этих проектов.

Фокусирование на правильных проектах

Над чем сейчас работает ваш проектный отдел? Являются ли эти проекты важными и своевременными? Связаны ли они с общими стратегическими целями бизнеса? И, самое важное, они выгодны?

Основная ответственность проектного отдела – особенно сегодня – управлять и успешно завершать проекты, являющиеся существенными для выполнения организационных задач и целей. Все это требует понимания стратегии бизнеса.

Иногда за проекты берутся по политическим причинам, но при этом они не являются необходимыми для организации. При отсутствии лишних средств, сегодня это может привести к серьезным проблемам, потому как заниматься надо тем, что действительно необходимо для достижения целей.

Не все виды деятельности по совершенствованию работы ведут к достижению целей. Не тратьте ни средств, ни внимания руководства и ни усилий исполнителей на то, что может быть сделано лучше. Совершенствуйте способности, которые улучшают эффективность бизнеса. Завершение проекта, который не является ценным для бизнеса - пустая трата времени.

Необходимо знать, рассчитаны ли проекты на короткий, средний или долгий срок. Во время спада экономики лучше всего сфокусироваться на проектах, рассчитанных на короткий и средний срок. В тяжелые времена долговременные проекты забрасываются, и, если ваш проектный отдел работает только над кратковременными проектами, вы будете не нужны после их завершения. Поэтому комбинация проектов, рассчитанных на короткий и средний сроки, приносит больше пользы для отдела.

Успешно выполняемые проекты

Определение приоритетов при выборе проекта является важной задачей; успешное их завершение - обязательной. Ни одна организация не нуждается  в проектном отделе, который не достигает своих целей и не доводит дело до конца. В подобные времена вы не можете себе позволить невысокий процент успешности ваших проектов. Вам необходимо успешное выполнение во всех случаях. Для достижения этой цели существует два основных условия:

•    Менеджеры проектов должны иметь доступ к распределению ресурсов с целью избегания превышения количества или недобора членов проектной группы. Это также дает гарантию, что выбор не падет на проекты, которые ваши ресурсы не могут обеспечить.

•    Для предоставления фактических данных члены группы должны организовывать свое время в соответствии с задачами, а менеджеры проектов должны иметь доступ к этим данным для того, чтобы устанавливать истинную стоимость проекта и с точностью оценивать будущие проекты

Докладываем высшему руководству о результатах

Когда у вас на руках положительные результаты выполнения проекта, вы должны об этом сообщить. Проектные отделы выживут, только если они позаботятся о том, чтобы высшие руководители организации были уверены в успехе проекта и что отдел управления проектами имеет к этому непосредственное отношение. Борьба за поддержание статуса всех ваших проектов и затем предоставление отчета руководству и заинтересованным лицам оказывается очень сложной, особенно в больших организациях.

Конечно, сегодня проектные отделы должны иметь решения для того, чтобы представлять веские доказательства по каждому проекту при помощи точно очерченных задач, а также фактических данных, полученных по ним. Это дает вам возможность сказать руководству: «Это все проекты, над которыми мы работаем для достижения наших организационных целей, а вот данные, которые доказывают, что мы выполняем их вовремя и в соответствии с бюджетом». Как они смогут поспорить с данными?

Показывать высшему руководству проекты и задачи, над которыми вы работаете, - только первый шаг в правильном направлении. Вам также необходимо установить, что эти проекты имеют финансовое значение для компании. Это означает, что решение по управлению проектом, которое вы используете, должно предоставлять доступ к сведениям о стоимости проекта и возврате инвестиций. Если вы может доказать, что вы обеспечиваете значительный возврат инвестиций, вероятность вашего увольнения исключается. Менеджеры проектов, которые признают это правило и используют его наилучшим образом, будут обладать большей «живучестью» по сравнению с другими.

Выводы

Лучший способ избежать того, чтобы вас считали «накладными расходами, связанными с  управлением проектами», - представлять истинную ценность для организации, успешно выполняя проекты. Как только вы получите доступ к ресурсам и члены вашей команды начнут фиксировать действительные данные, вы сможете следить за тем, как развиваются проекты, а также знать, с кем необходимо поговорить в случае возникновения проблем. Доступ руководителей ко всем этим данным является тоже необходимым.

Сегодня у проектных отделов есть выбор – они могут оправдать свое существование, подчеркивая свои достижения и приводя примеры своей истинной значимости, или они могут выйти из строя во время сокращений.

Реклама на сайте

Бесплатное демо Salesforce CRM

Смотрите также

  1. Безопасность в облаке зависит от закона

    Сила и ценность облачных вычислений, особенно в долгосрочной перспективе развития публичных...

  2. Автоматизация любых бизнес процессов. Подпись: Salesforce

    Недавно мир увидел новую возможность, предоставляемую  Salesforce.com, которая позволяет...

  3. Salesforce.com и Cisco. Партнерство ради улучшения обслуживания клиентов

    Сервисы Service Cloud 2 компании

  4. Cisco and Salesforce.com предлагают услуги для call-центров

    Cisco Systems Inc. и Salesforce.com Inc. объединились для продвижения на рынке новых услуг для...

  5. Аутсорсинг процессов сбережет клиентов

    Пусть еще не скоро ситуация в мире вернется на былые позиции, но начинать работать на нужное...

Календарь событий

События: RSS лента
03 марта, 2015 вторник
  1. На сегодня никаких событий не намечено

Поставщики решений CRM

Поставщики решений CRM: RSS лента
  1. ASoft

    http://www.asoft.ru

    Банки, FMCG, IT и телекоммуникации, Страхование, Транспорт, Госструктуры и образование, Строительство и оборудование, Медицина, Сфера услуг

    ASoft